物业程序文件:文件资料管理程序1.目的规范公司和各管理处/部门文件资料的管理,确保文件资料处于受控状态。
2. 范围适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。
3、定义无4.职责部门/岗位工作职责频次/时间总经理审批公司红头文件,必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。
1个工作日分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。
1个工作日管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。
对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。
及时经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。
及时文件管理员文件的管理、控制。
及时办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时
5.方法及过程控制
5.1文件的分类
5.1.1行政文件:公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布,公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。
5.1.2业务文件:包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。
5.1.3其他文件:包括新闻稿件、宣传海报等(不需编号)。
5.1.4外来文件:包括外来公文和外来标准/法规。
外来公文指部门、上级公司下发的公文。
外来标准/法规指部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规;
上级公司下发的各种管理制度等。
5.2文件的编码及格式
5.2.1 公司级行政文件编号方法为:物总字